Privacy Verklaring

 

 

 

PRIVACY VERKLARING

Dit is de privacyverklaring van Koppelmans Advocatuur & Mediation BV, gevestigd aan de Rechterstraat 49b (5281 BT) te Boxtel (hierna: “wij”).

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.

In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via e-mail of telefoon, dan wel schriftelijk:

 

marlijn@koppelmansadvocatuur.nl

Rechterstraat 49b

5281 BT Boxtel

+31 0411 851800

 

Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

Koppelmans Advocatuur & Mediation BV, gevestigd aan Rechterstraat 49b (5281 BT) te Boxtel, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.

 

Persoonsgegevens die wij verwerken

 

Koppelmans Advocatuur & Mediation BV verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.

 

 

 

 

 

Opdracht

Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerkt de advocaat/mediator de persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan de advocaat/mediator verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier.

 

Facturering

 

Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die de advocaat/mediator verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.

 

Contact

 

Indien u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website , per e-mail of via de telefoon verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer)  en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).

 

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

– Voor- en achternaam

– Geslacht

– Geboortedatum

– Geboorteplaats

– Adresgegevens

– Telefoonnummer

– E-mailadres

– bsn nummer

– loongegevens/aangiften en aanslagen IB, financiële gegevens zoals over onroerende zaken, bank-            en effectenrekeningen, verzekeringen en schulden.

– burgerlijke staat

 

 

 

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

 

Koppelmans Advocatuur & Mediation BV verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst die met u gesloten is en noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke

Niet alleen zijn met name de NAW gegevens nodig om u te kunnen informeren en berichten over de lopende zaak, daarbij zijn de overige gegevens ( zoals geboortedatum en BSN, alsmede loongegevens) noodzakelijk en verplicht door mij door te geven bij het aanvangen van een procedure, alsmede om te kunnen voldoen aan de wettelijke substantiëringsplicht ( onderbouwing van hetgeen namens u gesteld wordt)

Mocht u in aanmerking komen voor gefinancierde rechtsbijstand, dan is het noodzakelijk de hiervoor genoemde gegevens aan te leveren aan de Raad voor de Rechtsbijstand.

 

De advocaat/mediator gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een opdracht om het dossier te behandelen.

Omdat het kan zijn dat er persoonsgegevens verwerkt worden tijdens de opdracht (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft en heeft deze toestemming door de overeenkomst te tekenen.

Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van de diensten van de advocaat/mediator, omdat de advocaat/mediator de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.

U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. De advocaat/mediator mag dan geen gegevens meer van u verwerken. De advocaat/mediator kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en zal het dossier dan onmiddellijk moeten sluiten.

 

De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruiken wij om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit uit te voeren.

 

De contactgegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het

 

 

 

 

Automatiseringssysteem

 

Koppelmans Advocatuur & Mediation BV verwerkt uw NAW gegevens, uw telefoonnummer en e-mail in een extern systeem van Urios B.V.

Dit softwaresysteem verwerkt bepaalde persoonsgegevens van Koppelmans Advocatuur & Mediation  ten behoeve van de urenregistratie en facturering, alsmede is er sprake van een cloud database.

Daarbij verlenen zij indien nodig support en voor het kunnen uitvoeren van alle werkzaamheden die voortvloeien uit het feit dat Koppelmans Advocatuur & Mediation B.V. gebruik maakt van deze software

Omdat zij middels TeamViewer support verlenen en daardoor mee kunnen kijken op uw scherm, kan het zijn dat zij op die manier persoonsgegevens inzien en dus Verwerken.

In het kader van de AVG heeft Koppelmans Advocatuur & Mediation B.V. een verwerkersovereenkomst gesloten met Urios B.V.

Hierin is onder andere opgenomen dat Urios B.V. Persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de Koppelmans Advocatuur & Mediation B.V. verwerken en slechts voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening van Urios B.V. aan Koppelmans Advocatuur & Mediation, alsmede voor die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die tussen partijen nader schriftelijk worden bepaald. Urios B.V. zal de Persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Koppelmans Advocatuur & Mediation B.V. is vastgesteld.

 

Koppelmans Advocatuur & Mediation verwerkt via een Webapplicatie van XS 2 Knowledge gevestigd te Nieuwegein ( Uitgever: Split-online en Kennis).) persoonsgegevens ter uitvoering van de opdrachtovereenkomst.

De volgende ( mogelijke) persoonsgegevens worden daarvoor verwerkt:

NAW-gegevens, geboortedata, financiële gegevens zoals inkomen, onroerende zaken, bank- en effectenrekeningen, verzekeringen en schulden van de personen die zich wenden tot de advocaat/mediator in het kader van een relatiebeëindiging, de kinderen van de personen, wederpartijen van de personen, partners van de personen en partners van de wederpartijen van de personen en de kinderen van de wederpartijen en kinderen van de partners van wederpartijen.

 

Het onderwerp/aard en doel van de Verwerking is:

Het vaststellen van de vermogenspositie en/of inkomenspositie in het kader van een relatiebeëindiging.

 

 

 

 

In het kader van de AVG heeft Koppelmans Advocatuur & Mediation B.V. een verwerkersovereenkomst gesloten met XS 2 Knowledge.

 

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

 

Koppelmans Advocatuur &; Mediation BV bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de persoonsgegevens:

 

Zaaksdossier

 

Wij bewaren het zaaksdossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende zeven, doch mogelijk maximaal twintig jaar nadat het dossier gesloten is, in verband met de maximale verjaringstermijn.

In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer dan twintig jaar, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien de advocaat/mediator van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.

 

Administratie

Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

 

Overige contactgegevens

 

Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.

Voornoemde bewaarplicht volgt uit de wet ( o.a. artikel 7:412 BW) en de Belastingwetgeving

 

Na genoemde periode zullen zij direct vernietigd worden.

 

 

 

 

 

Delen van persoonsgegevens met derden

 

Koppelmans Advocatuur & Mediation BV verstrekt uitsluitend aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

 

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

 

Koppelmans Advocatuur & Mediation BV gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.

 

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Koppelmans Advocatuur & Mediation BV en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

 

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

 

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar marlijn@koppelmansadvocatuur.nl.

 

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

 

 

 

 

 

Koppelmans Advocatuur & Mediation BV wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

 

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

 

Koppelmans Advocatuur & Mediation BV neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.

 

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via marlijn@koppelmansadvocatuur.nl

 

Afsluitende opmerking

Koppelmans Advocatuur & Mediation B.V. behoudt zich het recht voor deze privacy verklaring aan te passen. Elke aanpassing zal aan u alsmede op de website bekend worden gemaakt. De huidige privacy verklaring is opgemaakt in mei 2018.